En forudsætning for et vellykket møde er de rette fysiske faciliteter og tekniske installationer. Det er en meget abstrakt måde at sige, at mødelokalet skal være komfortabelt og have de teknologier, du skal bruge til videomøder, fremvisning på storskærm og at sikre, at alle kan høres. Men nu er det ikke kun selve mødelokalet og dets udstyr, du skal tage stilling til. Hvordan vælger du mødelokaler?

Her kan du læse om nogle ting, du kan være obs på.

Hold folk vågne med forplejning og effektiv ventilation

Over et langt mødes forløb begynder folks blodsukker at dale, og kuldioxid fra udånding kommer til at udgøre en gradvist større procentdel af luften. Begge dele gør, at mødedeltagere får svært ved at fokusere og holde sig vågne. Hvad det første angår, kan du leje mødelokaler et sted, hvor der også er mulighed for at bestille forplejning. Det andet problem løser du med adgangen til god ventilation.

Giv folk langvejs fra et sted at overnatte efter mødet

Hvis du nu har ansatte, der er spredt over hele landet, gælder det om at leje mødelokaler i eller nær et sted, hvor dem, der har langt hjem, kan overnatte efter mødet. Søger du mødelokaler i Aarhus, kan du i den situation tjekke hos hoteller, da nogle af disse faktisk har udlejning af mødelokaler og konferencerum som en ydelse ved siden af deres kerneydelse, som jo er udlejning af hotelværelser.

Husk, at der skal være gode parkeringsmuligheder

Nu hvor vi er ved at snakke om, at du skal tage hensyn til ansatte langvejs fra, når at du planlægger møder, er det også værd at pege på mulighederne for parkering. I det indre Aarhus kan det være en pine at finde en god parkeringsplads, og parkering kan være en dyr fornøjelse. Vælger du at leje dine mødelokaler ved en større ejendom, så er du som regel sikker på, parkeringsmuligheder medfølger.

Kan mødedeltagere slappe af, når der ikke er mere på programmet?

Hvis du i stedet for et møde eller en konference, der er overstået på bare en enkelt dag, har brug for at leje lokaler for flere dage ad gangen, bliver flere ting vigtige at tage stilling til. For møder løber ikke over alle vågne timer, så mødedeltagere skal have gode muligheder for rekreation, når der ikke er mere på programmet en given dag. Vælger du et hotel, skal faciliteterne lægge op til afslappelse.